第一条　为加强佛山新城（原东平新城）各项会务工作的管理，规范工作程序，保障各项会议顺利召开，特制定本制度。

第二条　行政综合部负责统筹佛山新城（原东平新城）会务工作。大型、重要会议可抽调各部门人员组成会务组。会务工作应做到规范、周到、高效、得体。

第三条 会务安排范围

领导班子联席会议、部门负责人以上碰头会及其它全局性重要会议由行政综合部统筹、承办；各业务部门的专业会议，原则上由各部门自行组织、承办,综合部统筹和配合。

第四条 办会工作程序

《会务登记表》（见附件）是办会工作的重要媒介，会务管理工作实施“一张表”法，以便于管理，明确责任，避免疏漏。

（一）会前准备

1、在OA网上填写《会务登记表》 会议时间和内容确定后，会议组织者（部门）在OA系统上填写《会务登记表》，确定会议名称、召开日期、人数等项目。

2、安排会议室 行政综合部统一管理会议室。会务工作联系人根据会议要求及会议室情况合理安排会议室，并将会议室安排情况在OA系统公告栏上公示，同时填写《会务登记表》相应内容，安排有关人员负责会场设备、布置等相关工作。

3、会议通知 全局性及其它重要会议由行政综合部负责通知（一般短信通知）；各部门组织、承办的会议由各部门自行通知。

4、拟定、发放议程 领导班子联席会议及一些全局性重要会议原则上应拟定议程，由行政综合部根据有关情况拟出，获得有关领导批准后发放给参加会议人员；各部门组织、承办的会议是否需要拟定议程，由各部门视情况而定。

5、会场布置 会场布置由行政综合部根据会议需要统一安排；如需使用多媒体等设施，由会议组织者（部门）提前提出要求，行政综合部负责落实到位。

6、会议召开前，会务工作联系人应检查所有会前工作是否落实到位，并打开会议室使之处于可用状态。

（二）会中工作

1、会场服务 会场服务（茶水等）一般由行政综合部指派一位专人负责。如因参会人数较多、会议有特别要求等原因有特殊需求，会议组织者（部门）应提出要求，行政综合部统筹安排。

2、录音、记录 领导班子联席会议及一些全局性重要会议，需录音、记录的，由行政综合部指派专人负责；各部门组织、承办的会议由各部门视情况自行安排，并做好录音、记录的保管工作。

3、摄影、摄像 领导班子联席会议及一些全局性重要会议，需摄影或摄像的，由行政综合部指派专人负责；各部门组织、承办的会议由各部门视情况自行安排，并做好有关资料的保管工作。

（三）会后工作

1、材料回收 领导班子联席会议及一些全局性重要会议，如会后需回收会议材料，由行政综合部有关人员负责回收；各部门组织、承办的会议由各部门视情况自行安排，并做好有关资料的保管或销毁工作。

2、会议室清理 会议结束后，负责会场清洁的人员应及时到现场进行清洁工作。

3、纪要整理 领导班子联席会议及一些全局性重要会议，如需整理纪要，由行政综合部有关人员负责；各部门组织、承办的会议由各部门视情况自行安排。

第五条 本制度未尽事宜，由行政综合部根据实际妥善安排。

第六条 本制度自发布之日起开始施行。